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Comunicazione pubblica efficace: 20 regole da seguire

Comunicazione pubblica efficace: 20 regole da seguire
Il burocratese, questa bestia enorme da sconfiggere, è sempre presente nella comunicazione della Pubblica Amministrazione ai vari livelli. Presente tra i documenti scritti e le comunicazioni online sui siti web e i social network di enti e istituzioni pubbliche.

Una soluzione al burocratese esiste.

Si intitola Direttiva dell'8 maggio 2002 "Semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi".

Ispirata dal precedente Manuale di stile del 1997, nato da un progetto del Dipartimento della Funzione Pubblica, a sua volta preceduto dal Codice di stile del 1993, la Direttiva fornisce venti regole da rispettare per rendere le varie comunicazioni efficaci sia dal punto di vista giuridico sia dal punto di vista comunicativo.

  • Avere (e rendere) sempre chiaro il contenuto del testo.

Prima di scrivere bisogna avere chiaro il contenuto del messaggio. Al bando ambiguità e complessità. Bisogna indicare in maniera precisa e semplice cosa è stato deliberato, cosa si dispone, quali particolari doveri o diritti si riconoscono al destinatario.

  • Individuare sempre il destinatario.

Come si suol dire "Il messaggio è il destinatario". Per scrivere un testo efficace bisogna sapere a chi è destinato e chi lo leggerà. In un gruppo eterogeneo di persone, pensate al lettore meno istruito.

  • Individuare le singole informazioni e inserirle nel testo in modo logico.

Quando pensiamo, per esempio, a un bando di concorso, ci prepariamo a scrivere molte informazioni. Come organizzarle? Le informazioni più generali devono precedere quelle particolari; i casi generali devono precedere le eccezioni; le informazioni vanno in ordine cronologico dalle più vecchie alle più recenti. Inoltre, è cosa buona evidenziare le istruzioni per l'uso del testo a vantaggio del cittadino: le date di scadenza, eventuali avvertenze, cosa fare per ottenere un beneficio, come ricorrere contro l'atto.

  • Individuare e indicare i contenuti giuridici del testo.

Gli atti amministrativi devono contenere l'indicazione del soggetto che li emana, l'oggetto dell'atto, la decisione che è stata presa, le motivazioni che la giustificano. Se necessario, indicare anche gli adempimenti e le condizioni cui si deve prestare attenzione e i riferimenti normativi a sostegno dell'atto, secondo quanto previsto dalle tecniche di redazione normativa.

  • Individuare la struttura giuridica più efficace per comunicare gli atti.

Per "struttura dell'atto" si intende la sua organizzazione interna. Non è sempre necessario seguire la struttura tradizionale con soggetto, motivazione e decisione. Per rispondere alla lettera di un cittadino si può scrivere subito dopo il soggetto la decisione e chiudere la nota con la motivazione e i presupposti normativi.

  • Verificare la completezza delle informazioni.

Controllate che sia gli aspetti giuridici sia quelli comunicativi ci siano tutti. L'atto amministrativo deve dire al destinatario tutto ciò che deve sapere e deve fare.

  • Verificare la correttezza delle informazioni.

Fate attenzione che ci siano i riferimenti sui destinatari, sui soggetti interessati, sugli adempimenti, sulle condizioni e le procedure necessarie.

  • Verificare la semplicità del testo.

Il testo è semplice se risulta immediatamente comprensibile. Il testo è comprensibile se chi lo ha letto sa ripetere le informazioni ricevute e sa cosa deve fare. Risaltare le informazioni salienti, metterle visivamente chiare e non affollarle con dati e riferimenti.

  • Usare note, allegati e tabelle per alleggerire il testo.

Rendete il testo immediatamente comprensibile. I riferimenti normativi potete scriverli nelle note. Le altre informazioni tecniche necessarie, si possono inserire a piè di pagina, in allegati o in tabelle.

  • Rileggere sempre i testi scritti.

Una volta scritto, rileggete il testo. Fatelo leggere anche a qualcun altro. La rilettura evita i problemi del "copia-incolla" di stralci o modelli precedenti o incongruenze di altro tipo.

  • Scrivere frasi brevi.

Alcune ricerche evidenziano come frasi con più di 25 parole sono difficili da capire e ricordare. Ogni frase deve comunicare una sola informazione. Meglio dividere una frase lunga e aumentare l'uso della punteggiatura.

  • Usare parole del linguaggio comune.

Rispetto alle parole di un dizionario (7000 circa), ne usiamo di solito un numero molto inferiore.

  • Usare pochi termini tecnici e spiegarli.

Al contrario dei luoghi comuni, in un "testo di servizio" i termini tecnici indispensabili sono molto pochi. In media, in un testo amministrativo le parole tecniche sono meno di cinque su cento. Usate i termini tecnici necessari e, quando possibile, spiegatene il significato con una nota o un breve glossario.

  • Usare poco abbreviazioni e sigle.

Meglio evitarle. Se le usate, per la prima volta che compaiono nel testo devono essere sciolte e scritte per esteso. Salvo per casi molto noti (Istat, Fiat, Cgil).

  • Usare verbi nella forma attiva e affermativa.

Scrivete testi con verbi attivi e in forma affermativa. Sono più incisivi, le frasi sono più brevi e velocizzano la lettura.

  • Legare le parole e le frasi in modo breve e chiaro.

Rendete esplicito il soggetto e ripetetelo se necessario. Evitate le sequenze di parole che non hanno un verbo in forma esplicita.

  • Usare in maniera coerente le maiuscole, le minuscole e la punteggiatura.

Eliminate le maiuscole per evidenziare contenuti stilistici di rispetto, di gerarchia, di enfasi. Sono un retaggio di una cultura retorica, appesantiscono lo stile e il tono della comunicazione. Se proprio non è possibile eliminarli del tutto, riduceteli il più possibile. Usate bene la punteggiatura: toglie le ambiguità nel testo e collega correttamente i contenuti.

  • Evitare neologismi, parole straniere e latinismi.

Non bisogna fare una guerra di religione ai neologismi ma se è solo una questione di moda, meglio evitarli. Lo stesso ragionamento vale per i termini stranieri (soprattutto con l'inglese e i termini relativi al mondo informatico) e i latinismi. Usate i termini italiani se presenti.

  • Uso del congiuntivo.

Come per la lingua orale, il congiuntivo va usato anche nel testo scritto. Dove il contesto lo permette, è meglio però sostituire il congiuntivo con l'indicativo o con l'infinito. L'indicativo rende il testo più diretto e evita informazioni implicite o ambigue.

  • Usare in maniera corretta le possibilità di composizione grafica del testo.

Usate neretti, corsivi, caratteri, grandezza del corpo con parsimonia. Sono utili per mettere in risalto le informazioni chiave. Un testo sobrio è sempre leggibile e coerente.

Tuttavia, le linee guida della Direttiva vanno usate e incoraggiate all'utilizzo ma con criterio. Soprattutto per le molteplici variabili di cui chi scrive deve tener conto.

Hai altri suggerimenti da inserire? Scrivili qui sotto adesso. 

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